Lucom Benelux digitaliseert transportdossiers Cars&Cargo
ZWAAGWESTEINDE - Lucom Benelux helpt Cars&Cargo bij het streven naar een papierloze en duurzame onderneming. De afgelopen maanden hebben beide bedrijven samengewerkt om het gehele proces van aanvraag tot factuur te digitaliseren. Geen papier in bakjes of oeverloze zoektochten naar een document meer; Cars&Cargo heeft de oplossing naar volle tevredenheid in gebruik genomen.
Cars&Cargo biedt oplossingen voor logistieke vraagstukken; of het nu gaat om het transport van voertuigen of stukgoed. Het Bredase bedrijf heeft een vloot van 125 eenheden die dagelijks goederen vervoeren van en naar Frankrijk. Daarmee is Cars&Cargo een van Nederlands grootste drooggoed vervoerders op Frankrijk. Voor autotransport werkt Cars&Cargo met Europees netwerk van vaste partners en transporteurs die allemaal een specialisme hebben in verschillende landen en regio’s. Door dit unieke netwerk zijn ze in staat efficiënt en kostenbesparend transport aan te bieden.
Innovatie, kwaliteit en duurzaamheid zijn belangrijke uitgangspunten van Cars&Cargo. Klanten konden hun orders online al digitaal aanleveren bij het transportbedrijf en de status van het transport online volgen. De afhandeling van een dergelijke opdracht verliep echter nog volledig op papier. Een dergelijk transportdossier bestaat o.a. uit de opdracht van de klant, vrachtbrief en factuur en levert dus een enorme papierstroom op. Toen Lucom Benelux met Cars&Cargo in gesprek raakte, was het oorspronkelijke doel dan ook de transportdossiers digitaliseren en archiveren.
Tijdens de voorbereidingen bleek al snel dat Lucom veel meer voor Cars&Cargo kon betekenen. Ieder dossier wordt nu digitaal verwerkt via een workflow (met rollen en rechten). Alle documenten van aanvraag tot transportopdracht tot in- en verkoopfactuur komen nu in één digitaal transportdossier. Bovendien verloopt het hele proces via het Lucom Interaction Platform, waardoor het juiste document op het juiste moment bij de juiste medewerker op het scherm verschijnt. Er is dus altijd inzicht in de status van het proces. Door de koppeling met het boekhoudsysteem van Cars&Cargo kunnen facturen ook meteen geboekt worden.
Met 30.000 orders per jaar van gemiddeld 4 vellen papier levert deze oplossing een besparing van ruim 120.000 vellen papier op. Daarnaast kunnen documenten niet meer zoekraken en is het proces veel minder foutgevoelig. Data wordt maar één keer ingevoerd of ingescand en daarna hergebruikt. Door de toevoeging van een barcode aan elke dossier worden papieren documenten van externe partijen eenvoudig aan het juist dossier toegevoegd. Al-met-al dus ook nog eens enorme efficiencyslag en besparing voor de administratieve organisatie.
"Onze medewerkers moesten uiteraard wel even wennen dat zij een dossier niet meer fysiek in handen hebben. Inmiddels ervaren zij de voordelen van de Lucom-oplossing. Wilde je vroeger bijvoorbeeld iets weten, dan was dat soms behoorlijk zoeken. Dat is nu verleden tijd, omdat het hele dossier digitaal direct oproepbaar is en de papierstapels verdwenen zijn. Verder werkt het veel efficiënter, waardoor er meer tijd overblijft voor klanten en leveranciers", aldus Bob Snijder, directeur van Cars & Cargo.